Managed Print Services

Managed Print Services
Anders printen, anders werken

Tekst: Ed Boogaard

Veel organisaties bleken zich lange tijd nauwelijks bewust van hun printkosten. Ze kregen vaak pas oog voor de mogelijke besparingen die ‘managed print services’ kunnen op leveren toen de financiële crisis toesloeg. Inmiddels verbreedt het werkterrein van MPS zich richting informatie- en documentbeheer en daarbij komen de organisatie en haar medewerkers steeds meer centraal te staan.

Het ‘Managed Print Services’ fenomeen is in Europa sterk in opkomst en dat zal, denkt onderzoeksbureau IDC, de komende jaren ook zo blijven: ‘We zien onder grote organisaties een trend naar het vaker samenwerken met printdienstverleners om de kosten te drukken.’Xerox belegde in juni een ontbijtsessie om Nederlandse CIO’s en IT-directeuren bij te praten over MPS. Daar vertelde Peter Vermeulen (Consulting Director van IDC Benelux): ‘Beheer van printen is meestal geen kerncompetentie voor bedrijven. De keuze voor Managed Print Services ligt dan voor de hand als bedrijven meer moeten halen uit hun beperkte budget voor informatiemanagement.’

Verborgen kosten
Volgens IDC geven bedrijven in Europa 1 tot 3 procent van hun omzet uit aan printkosten. Maar een belangrijk deel van deze kosten blijven ‘verborgen’ doordat bijvoorbeeld administratieve handelingen of het gebruik van de IT-helpdesk niet met printen in verband worden gebracht. ‘Door ook de verborgen printkosten in kaart te brengen en door het inschakelen van een professionele MPS-dienstverlener kunnen de totale printkosten worden verlaagd met 30 procent.’

Dat geld kan dan bijvoorbeeld goed worden besteed aan urgente IT-projecten, want: ‘Het aantal gekwalificeerde kenniswerkers in de EU zal in de komende 10 jaar met maar liefst 27 miljoen afnemen.’ Tegelijkertijd, voorspelt IDC, zal tot 2020 de hoeveelheid digitale informatie groeien met een factor 30 en het aantal bestanden zelfs met een factor 60. Kortom, bedrijven zullen veel efficiënter moeten worden om succesvol te kunnen zijn.

MPS markt groeit
MPS zal in vijf jaar groeien met gemiddeld jaarlijks 10,1 procent, schat IDC, van ruim 1,9 miljard euro in 2009 naar meer dan 2,8 miljard euro in 2014. Geen wonder dat zich steeds meer spelers melden om een rol te spelen op de MPS-markt. Grote overnames moeten hierbij snelle groei bevorderen: in 2008 nam HP bijvoorbeeld EDS over en Ricoh sloeg in datzelfde jaar IKON aan de haak. Vorig jaar nam Xerox nog ACS over en het voegde daar in mei van dit jaar een alliantie met Cisco aan toe en een overname van het Britse NewField.

Xerox voert de MPS-ranglijst aan, gevolgd door HP. Inmiddels heeft Ricoh, dat haar dienstverlening nadrukkelijk ‘Managed Document Services’ noemt, zich ook in deze kopgroep weten te melden. Het peloton, met daarin Lexmark, Canon, Océ en Konica Minolta (met ‘Optimized Print Services), zet de achtervolging in. Ook Toshiba, OKI en PitneyBowes haken aan (zie kadertekst ‘Top-3 in MPS’).

Liever virtuele data
IDC onderzocht eind vorig jaar (gesponsord door Ricoh) hoe West-Europese organisaties aankijken tegen MPS. Het peilde de verwachtingen en schetste op basis daarvan een toekomstscenario. Daarin behoudt MPS een belangrijke kostenbesparende functie, maar die zullen niet uitsluitend worden behaald met bijvoorbeeld het optimaal inrichten van het printerpark, het terugdringen van papier- en tonergebruik en het snel verhelpen van printerstoringen.

‘Bedrijven eisen aanvullende diensten van leveranciers om complexe documentintensieve bedrijfsprocessen te beheersen en verbeteren.’ Het is daarbij veelbetekenend dat bovenaan het verlanglijstje van ‘Nieuwe geavanceerde diensten en oplossingen’ staan: ‘Applicaties die de noodzaak om te printen elimineren’ en ‘De mogelijkheid om data niet fysiek, maar virtueel te huisvesten’.

Mens en organisatie
‘Managed Print Services’ beweegt zich richting het beheren van de complete document- en informatielogistiek en richt zich bovendien naast de techniek ook steeds meer op de mensen en de organisatie. Medewerkers spelen namelijk een belangrijke rol bij een geslaagde MPS-implementatie. Na kostenreductie zijn voor de meeste bedrijven de twee belangrijkste redenen om een MPS-contract te overwegen:

• Het veranderen van het printgedrag van werknemers.
• Het stroomlijnen van documentstromen.

Met name bij die laatste wens is volgens IDC belangrijke winst te boeken, want medewerkers blijken enorm veel tijd te verspillen met het zoeken naar informatie binnen de organisatie.

Kenniswerkers besteden gemiddeld 7,4 uur per week aan het ‘zoeken, maar niet vinden van informatie’ en ‘het data herformatteren vanuit verschillende bronnen’. IDC rekende uit dat deze aan inefficiënt documentbeheer verloren tijd neerkomt op ruim 8.500 euro per jaar per werknemer en concludeert: ‘Het vastleggen van inhoud en informatie op papier is van nature niet efficiënt: de informatie dient gedigitaliseerd te worden en efficiënt te worden gearchiveerd voor het delen, hergebruiken en doorzoeken, zodat bedrijven er betere resultaten mee kunnen bereiken.’

Verandermanagement 
Het ‘slimmer’ beheren van documenten biedt bedrijven de mogelijkheid om informatie ook toegankelijk te maken voor mobiele medewerkers en thuiswerkers, maar ook aan bijvoorbeeld partners of opdrachtgevers en klanten. Het benutten van die mogelijkheden leidt tot een efficiëntere werkwijze en een andere organisatiestructuur. De onderzoekers van IDC wijzen er daarom op dat ‘verandermanagement’ een wezenlijk onderdeel vormt van een MPS-traject: ‘De implementatie van MPS zal niet effectief zijn zonder actieve betrokkenheid van de directie. Deze boodschap moet ook worden uitgerold door de hele organisatie. Succes kan niet worden gerealiseerd zonder aandacht voor de mensen.’

Zonder een serieuze vorm van ‘verandermanagement’ bij de invoering van MPS - hoe mooi de techniek en de oplossing er op papier ook mogen uitzien - loopt een organisatie het risico dat de productiviteit van medewerkers nauwelijks stijgt en de kostenbesparingen niet worden gerealiseerd.

Xerox beheert wereldwijd zo’n 1,5 miljoen printers. HP volgt op enige afstand met 490.000 printers onder haar MPS-beheer. HP bedient daarmee wereldwijd 2.700 MPS-klanten, waarvan er zich zo’n 1.800 in Europa bevinden. Ricoh kwam vorig jaar uit op 342 MPS-klanten onder grote ondernemingen in Europa.

Hoewel exact cijfermateriaal over de situatie in Nederland ontbreekt, lijkt de Europese rangorde ook hier van toepassing.

Bron: www.quocirca.com

Aanbevelingen
Het rapport dat IDC eind vorig jaar over de Europese marktsituatie rond MPS presenteerde, sloot af met een viertal aanbevelingen voor ondernemingen en organisaties die overwegen een MPS-partner te zoeken. Het advies luidt:

• Vraag uw leverancier om aantoonbare expertise met documentbeheer dat zich niet tot ‘output’ beperkt.
• Let op een solide management raamwerk, inclusief de capaciteit om diensten te leveren en ondersteuning te bieden.
• Kijk goed naar het track-record op het gebied van innovatie en verbeteringen op basis van een proactief en doorlopend adviesprogramma.
• Overtuig uzelf ervan dat ‘gebruikers’ en ‘verandering’ het hart vormen van de implementatiestrategie van uw leverancier.

Bron: IDC - Whitepaper ‘Documenten beheren voor Succes in het Nieuwe Zakelijke Informatie Paradigma’.

Bij Unilever analyseerde Ricoh de complete documentomgeving om deze vervolgens te optimaliseren. Dat resulteerde in onder andere in een rationalisatie van 50 procent van het printerpark, door voor een betere benutting van de aanwezige apparatuur te zorgen en efficiëntere technologie te implementeren. Unilever realiseerde zo een kostenbesparing van 20 procent.

AkzoNobel noteerde met hulp van Ricoh een kostenbesparing op printkosten van 18 procent. Er wordt 15 procent minder papier verbruikt en aanzienlijk minder toner. Door energiezuinige apparatuur in te zetten wordt bovendien de CO2 uitstoot gereduceerd.

Bron: Ricoh