Gemeente Rijswijk gaat het zaaksysteem Liber implementeren. Liber is de nieuwe productlijn van BCT en is specifiek gericht op het ondersteunen van overheden in het optimaliseren van de dienstverlening in het kader van Antwoord©.
Gemeente Rijswijk begon ongeveer vier jaar geleden met het optimaliseren van de digitale informatievoorziening aan burgers. Eind 2008 werden de eerste stappen gezet om zaakgericht te gaan werken. In combinatie met een update van de website was het mogelijk om diverse werkprocessen volledig automatisch en elektronisch af te handelen. 'Toch werkt onze organisatie nog steeds meer document- dan zaakgericht', vertelt hoofd document management Bert van Lith. 'We staan nu op het punt dat we die omslag gaan maken en een KCC (klantcontactcentrum) gaan opzetten. En daarmee zal het beheer van documenten en informatie ook anders ingericht moeten worden. Zaakgericht werken biedt veel voordelen: de informatie is completer, beter georganiseerd en beter toegankelijk voor medewerkers en burgers.'
Open standaarden
Belangrijk is dat Liber is het gebaseerd op open standaarden. De gemeente had namelijk al een systeem voor klantcontact aangeschaft. Vaak komen aanbieders met een totaaloplossing. Van Lith was meer geïnteresseerd in het zaaksysteem en in de vraag of deze te integreren was met de bestaande omgeving. De open standaarden geven het antwoord. Met deze overgang kiest Rijswijk bewust voor een generieke oplossing voor workflow- en documentbeheer. 'Met het zaaksysteem waarborgen we de zaakafhandeling volgens de GEMMA-processen op basis van de zaaktypecatalogus. De berichtencentrale zetten we in ten behoeve van de integratie met applicaties van derden.'
'De nieuwe systemen zullen een behoorlijke impact hebben op onze organisatie, want het vergt een totaal andere kijk op het werkproces. De medewerkers in de front- en backoffice zullen dan ook uitgebreid getraind worden. En we pakken het gefaseerd aan; ik verwacht dat we pas over twee jaar helemaal klaar zijn met het inrichten van het systeem.'